Офіс менеджер банку посадових обов'язків співробітників. Обов'язки та вимоги щодо посадової інструкції офіс-менеджера. І. загальні положення
Офіс-менеджер здійснює повний контроль, прийом та підрахування всього обсягу документації, а також особистих заяв, які адресовані директору компанії. Після перевірки та підрахунку всіх примірників цей працівник повинен віднести їх на підпис.
Документаційне забезпечення відділення
- Проставлення печатки з гербом усім договорах і наказах.
- Здійснення роботи з різноманітною документацією, яка полягає у підготовці, погодженні проекту. Офіс-менеджер повинен не лише брати участь в оформленні та доповненні документації, а й доводити до відома співробітників її зміст, розшифровувати незрозумілі деталі та вміти пояснювати всі аспекти, про які люди можуть виникнути питання. Також іноді цей співробітник повинен вести статистику виконання та ефективності різних нововведень, якщо цього вимагає керівництво.
- Повне оформлення всієї кореспонденції. Офіс менеджер взаємодіє з листами, повідомленнями та повідомленнями. Він зобов'язаний прийняти та зареєструвати інформацію у повному обсязі, а потім передати адресату. При необхідності він додає інформацію до звітної документації, а в деяких випадках здійснює її збирання та зберігання, а також несе відповідальність за конфіденційність і збереження всієї документації.
Додаткові обов'язки
- Надсилання та гарантія отримання документації за електронними та поштовими адресами, а також розпорядження та курування кур'єрської доставки.
- Присутність на нарадах з метою записування або зйомки всіх подій, що відбуваються на них, а також оформлення отриманих даних у найкращому вигляді, їх передача посадовим особам
- Оформлення за попереднім наказом довіреностей на посадових осіб, які дозволяють їм отримувати певну кореспонденцію або здійснювати інші дії.
- Здійснення робіт з копіювання та розмноження документації у друкованому вигляді, а також контроль за збереженням та правильним розподілом усіх екземплярів.
- Підготовка проектів та шаблонів листів, якщо надходить розпорядження генерального директора. Також до обов'язків офіс-менеджера входить формування та відправлення різних запитів, якщо це необхідно та істотно впливає на діяльність компанії.
- Друк службових матеріалів, а також формування бази даних, її розподіл та розширення новими підрозділами.
Обов'язки, схожі на роботу секретаря
- Постійне перебування на робочому місці з метою своєчасного прийому дзвінків, запису всіх отриманих даних або переведення виклику на телефони тих працівників, яким він призначений.
- Фіксування інформації, яка направлена особисто генеральному директору, її запис у цілісному вигляді, подальше зберігання та передача.
- Підготовка заходів усередині компанії за дорученням генерального директора. Це стосується інформування працівників та організації приміщень, придбання необхідних предметів для повноцінного проведення нарад чи інших аналогічних заходів, що визначає посадова інструкція офіс-менеджера з продажу.
Важливі та невідкладні доручення
- Організаторська діяльність на проектах, присвячених зустрічам клієнтів, гостей чи відвідувачів компанії.
- Замовлення квитків для поїздок співробітників, бронювання готельних номерів, стеження за протіканням відряджень, своєчасне реагування на повідомлення про незручності в дорозі або ускладнення, виправлення неполадок, а при необхідності сповіщення про проблеми інших співробітників або генерального директора.
Дії всередині офісу
- Своєчасне замовлення води для можливості її вживання всіма співробітниками у будь-якій кількості.
- Щокварталу слід здійснювати замовлення канцелярії. Для цього офіс-менеджер проводить опитування співробітників та огляд робочих місць для виявлення недоліків у певних речах, а згодом проводить закупівлю всіх деталей. Це передбачають посадові інструкції офіс-менеджера.
- Оформлення підписки на ділові чи наукові видання, які необхідні розвитку компанії чи конкретних співробітників, які побажали отримувати кореспонденцію робочому місці.
- Прийом та оформлення заявок на оплату рахунків з оренди приміщень, а також усіх платіжних документів щодо оплати комунальних рахунків, що визначає посадова інструкція офіс-менеджера з функціями бухгалтера.
- Організація заходів безпеки, що стосуються як роботи співробітників, так і відповідної техніки на виробництві, контролю над їх дотриманням.
Офіс-менеджер контролює роботу деяких працівників
До обов'язків офіс-менеджера входить контроль за діяльністю таких співробітників:
- Водiя. При взаємодії з цим працівником офіс-менеджер повинен приймати та вести облік усіх заявок, які визначають необхідність використання машини, а також формувати графік та швидкість функціонування служби доставки.
- Кур'єрів.
- Прибиральниці.
Обов'язки офіс-менеджера як учасник трудового колективу
- Виконувати призначені йому обов'язки сумлінно, не відступати від внутрішнього розпорядку колективу, норм трудового права, і навіть морально-етичних принципів. Це визначають посадові інструкції офіс-менеджера.
- Дотримуватись трудової дисципліни та всіх приписів, які складені та озвучені керівництвом компанії.
- Своєчасно та неухильно дотримуватись усіх розпоряджень, які надходять від адміністрації та керівника, який постійно оформлює та доносить до офіс-менеджера список його обов'язків та необхідні дії на кожен день, що передбачає посадова інструкція офіс-менеджера відділу продажу.
- Використовувати все відведений працювати час для сумлінної праці, не відступаючи від своїх обов'язків.
- Виконувати всі завдання у встановлені терміни та з належною якістю. Часто крім здійснення трудової діяльностіофіс-менеджер змушений займатися складанням звітної документації, тому необхідно завжди вести облік виконаних справ та записувати їх у встановленому порядку, що наказує посадова інструкція офіс-менеджера з функціями кадровика.
Важливі обов'язки
- Займатися прибиранням з метою збереження свого робочого місця в чистоті та порядку. Також офіс-менеджер веде контроль за своєчасним прибиранням службових приміщень. Він змушений контролювати дотримання порядку зберігання звітної та проектної документації, за необхідності самостійно систематизувати всі матеріали. Це визначають посадові інструкції офіс-менеджера.
- Акуратно та ефективно застосовувати надану оргтехніку, комп'ютери, будь-які інші пристрої. направляючи їхню роботу лише з мети підприємства, не здійснюючи особисті справи через техніку, що надана компанією. Так чинити наказує посадова інструкція секретаря офіс-менеджера.
- Економно та з користю витрачати надані матеріали та інші ресурси, застосовувати їх лише для користі фірми та досягнення високих результатів від власної трудової діяльності та роботи інших працівників підприємства. Посадова інструкціяофіс-менеджера, зразок якої показує всі розпорядження щодо роботи даного співробітника, підтверджує, що він повинен не просто працювати, а й приносити максимальну користь компанії.
- Дотримуватись та стежити за виконанням норм та приписів з охорони праці, забезпечення безпеки на робочому місці для кожного співробітника, що визначає посадова інструкція офіс-менеджера з функціями секретаря.
- Не застосовувати для здійснення публіцистичних або наукових публікацій, виступів відомості, які отримані в силу службового становища, під час перегляду документів, що є власністю компанії. Не можна використовувати інформацію, розголошення якої може спричинити матеріальну шкоду для компанії або зіпсувати її репутацію. Це передбачають посадові інструкції офіс-менеджера.
Права
- Отримувати інформацію, а також конфіденційні дані для необхідних дій у рамках службових повноважень та керівництва начальства.
- Вимагати від різних співробітників доопрацювання або переробки документів, які були оформлені з помилками, містять неправильну інформацію.
- Здійснювати контроль та підтвердження документів у межах власної компетенції та призначених керівниками повноважень.
- Подавати начальству вимоги щодо покращення умов для самостійної роботи, а також трудової діяльності інших працівників. Офіс-менеджер може вносити пропозиції не лише щодо діяльності конкретного працівника чи відділу, а й щодо роботи всієї компанії.
- Вимагати надання належних умов для забезпечення збереження всіх документів та можливості гарантувати конфіденційність інформації та дій, що здійснюються, якщо їх необхідно приховати від конкурентів.
- Приймати рішення щодо діяльності певних людей у компанії в рамках власної компетенції та довірених повноважень.
- Розподіляти фінансові чи посадові заохочення, а також застосовувати покарання до тих працівників, які підпорядковуються офіс-менеджеру. Для здійснення цих дій необхідний попередній дозвіл генерального директора.
Офіс-менеджер зобов'язаний чітко та правильно виконувати свої обов'язки, здійснювати діяльність на благо компанії. Всю роботу він робить для того, щоб систематизувати та спростити діяльність інших співробітників, а також донести до відома генерального директора або його заступника успіхи чи помилки у роботі інших співробітників.
Хто такий офіс-менеджер, основні відмінності від подібних посад
Посада офіс-менеджера відсутня у Кваліфікаційному довіднику посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затвердженому постановою Мінпраці № 37 від 21 серпня 1998 року. При цьому з розвитком ринку праці ця посада дуже часто використовувалася в багатьох компаніях, у зв'язку з чим питання складання посадової інструкції для даного співробітника стало актуальним для кадрових працівників.
Офіс-менеджер організує роботу офісу, забезпечує документообіг між співробітниками та зовнішніми контрагентами, займається закупками канцелярії та інших витратних матеріалів, тому часто ставиться на один щабель із секретарем. Однак коло посадових обов'язків офіс-менеджера ширше, тому що не зводитися лише до документообігу. До того ж, офіс-менеджер забезпечує роботу всіх співробітників офісу, а секретар найчастіше допомагає в роботі лише керівнику.
Найчастіше у компаніях посаду зі подібними обов'язками називають ще й адміністратором офісу. Пов'язано це з тим, що роботодавець вирішує, як саме назвати посаду. Важливо при цьому правильно скласти посадову інструкцію та вказати в ній усі права та обов'язки — тоді співробітник не матиме запитань про те, чим він повинен займатися на робочому місці, а чим не повинен. Для того, щоб правильно її скласти, потрібно насамперед розібратися з основними характеристиками цієї посади.
Хто може бути прийнятий на посаду офіс-менеджера
Оскільки посади офіс-менеджера немає у Кваліфікаційному довіднику, то й кваліфікаційні вимоги до неї брати нема звідки. Тобто у цьому випадку повністю все вирішує роботодавець — саме він виставляє вимоги до кандидатів, які можуть бути закріплені у посадовій інструкції.
У зв'язку з цим посадова інструкція офіс-менеджера може містити, наприклад, вимогу, згідно з якою кандидат на посаду повинен мати вища освіта. Логічно також, що від офіс-менеджера зазвичай вимагають знання ПК та іноземної мови. Особливо це важливо для компаній, які співпрацюють із іноземними партнерами. Якщо роботодавець не бажає брати на себе навчання співробітника, він може виставити і обмеження за стажем роботи.
Чи не знаєте свої права?
Чим керується у своїй роботі офіс-менеджер і що він має знати
У посадовій інструкції може бути окремий розділ, що визначає необхідний рівень знань співробітника на цій посаді та ті норми та стандарти, якими він має керуватися у своїй діяльності. Зазвичай, від офіс-менеджера вимагають знання локальних нормативних актів та інструкцій, основ діловодства, систем первинного кадрового обліку, правил експлуатації комп'ютерної техніки, ділового етикету та правил ведення телефонних переговорів. У своїй діяльності офіс-менеджер має спиратися на норми законодавства, локальні акти підприємства, укази керівництва та посадову інструкцію.
Які права має офіс-менеджер
Офіс-менеджер наділяється певним обсягом прав. Частина цих прав мають усі співробітники організації, але є і специфічні права, які використовуються суто на цій посаді. Щоб співробітник знав, які права він може скористатися, вони відображаються у посадовій інструкції.
Так, офіс-менеджер наділений правом вимоги від інших працівників доопрацювання певних документів, наприклад, звітів про відрядження. Якщо офіс-менеджер веде прийом клієнтів, він наділяється правом приймати рішення про прийом незапланованих відвідувачів (тобто без попереднього запису). Але при цьому він має вміти правильно оцінювати важливість такого візиту, а також можлива шкодавід затримки вирішення окремих питань, спричиненої відмовою відвідувачу у зустрічі зі співробітником або керівництвом компанії.
Посадові обов'язки офіс-менеджера
Найбільше уваги при складанні посадової інструкції кадрові працівники приділяють розділу, присвяченому посадовим обов'язкам. Адже для роботодавця важливо детально розписати, що має робити співробітник у межах виконання своїх трудових функций.
Наприклад, офіс-менеджеру часто ставлять у вину документообіг (як внутрішній, так і зовнішній), прийом клієнтів, партнерів та інших відвідувачів — не для вирішення конкретних питань, а для подальшого їх зв'язку з уповноваженими співробітниками. У невеликих компаніях офіс-менеджер може бути відповідальним за прийом телефонних дзвінків, хоча при великому потоці дзвінків можуть найняти для цього та окремого співробітника.
Якщо офіс-менеджер зобов'язаний стежити за забезпеченням співробітників канцелярією, це теж має вказуватися в посадовій інструкції, щоб потім не було суперечок з приводу того, чи має він цим займатися. Також окремо можна прописати обов'язок оформлення документів на відрядження, якщо цей обов'язок не відноситься до компетенції бухгалтера.
Офіс-менеджер може включати й інші обов'язки. Головне так прописати їх у посадовій інструкції, щоб не було дублювання обов'язків інших співробітників.
Орієнтовна структура посадової інструкції офіс-менеджера
Виходячи з вищесказаного, можна дійти невтішного висновку, що у посадової інструкції офіс-менеджера мають бути такі разделы:
- загальні положення
У цьому розділі зазвичай описуються:- назва посади (офіс-менеджер);
- безпосередня підпорядкованість (тут же вказується, хто відповідає за прийом та звільнення співробітника);
- категорія посади (фахівець);
- кваліфікаційні вимоги, до яких зазвичай відносять рівень освіти, досвід роботи, а також опис навичок та знань, які хотілося б бачити у кандидата на посаду;
- наявність підлеглих;
- порядок заміщення;
- перелік нормативних актів, інструкцій та правил, які повинен знати співробітник та якими він має керуватися у своїй діяльності.
- Права
До цього розділу включаються права, якими наділяється офіс-менеджер. Наприклад, він може:- запитувати інформацію в інших працівників;
- знайомитись з рішеннями керівника;
- передавати керівнику свої пропозиції щодо покращення робочого процесу;
- вимагати від керівника сприяти у виконанні своїх посадових обов'язків;
- самостійно вирішувати питання щодо прийому незапланованих відвідувачів;
- вимагати від працівників подання звітності у встановленій формі.
- Посадові обов'язки
Цей розділ визначає перелік обов'язків, які має виконувати співробітник у межах своєї трудової діяльності. Зазвичай на офіс-менеджера покладаються:- виконання завдань керівника у межах посадової компетенції;
- організація прийому відвідувачів;
- ведення обліку робочого часу працівників офісу;
- оформлення документів на відрядження та прийом звітів про відрядження;
- прийом вхідної кореспонденції та розподіл її між співробітниками;
- організація документообігу між співробітниками офісу, а також із контрагентами;
- облік договорів із контрагентами;
- постачання офісних працівників канцелярськими та іншими витратними матеріалами.
- Відповідальність
У цьому розділі перераховуються види відповідальності, до якої може бути притягнуто офіс-менеджера (проте тут не прийнято вказувати конкретні санкції). Так, офіс-менеджер може бути залучений:- до дисциплінарної відповідальності - за невиконання або неналежне виконання своїх трудових обов'язків;
- адміністративної чи кримінальної відповідальності - за скоєння відповідних провин;
- матеріальної відповідальності - за завдані їм збитки (у межах, встановлених цивільним та трудовим законодавством).
Таким чином, посадова інструкція офіс-менеджера відображає всі ті права та обов'язки, які відводить співробітнику роботодавець, оскільки щодо цієї посади саме роботодавець вирішує, що повинен робити співробітник. Поки посада офіс-менеджера не включена до кваліфікаційного довідника, за нею немає жодних рекомендованих кваліфікаційних вимогчи уніфікованих посадових обов'язків. Це означає, що при складанні інструкції можна використовувати практично будь-який із зразків, розміщених у Мережі, у тому числі й той, що є на нашому сайті.
Офіс-менеджер – один із найнеобхідніших кадрів у роботі будь-якої сучасної компанії. Широкий спектр обов'язків включає функції організаційно-контролюючого спеціаліста. У ньому одночасно об'єднано до трьох повноважних представників: секретаря, завгоспу, адміністратора. Обов'язки офіс-менеджера передбачають головним чином велику відповідальність та високу старанність.
Вимоги до фахівця
Інструкція посадова офіс-менеджера включає необхідні розпорядження для прийняття на роботу та її здійснення надалі. Перше, чим повинен мати претендент на цю посаду, - це відповідна освіта та професійні навички. Працівник повинен мати диплом про закінчення середньої спеціальної, неповної вищої чи вищої освіти.
У навичках повинні бути знання про влаштування офісу та особливості його роботи. Зонування приміщення – важливий чинник у функціональності. Якщо офіс-менеджер знайомий з принципами організації діяльності, йому неважко контролюватиме окремі робочі позиції. Персонал повинен розподілятися на своїх місцях відповідно до обов'язків так, щоб не порушувалася інша робота. Офіс-менеджер повинен знати сферу роботи та ступінь відповідальності кожного фахівця.
Обов'язки адміністратора офісу
Керуючий зобов'язаний організувати оптимально комфортне виробництво у приміщенні офісу. Крім зонування, менеджеру необхідно керувати працівниками, щоб стабільно виконували всі функції кожного кадру. Основи діяльності офісу встановлюються адміністратором за пунктами:
- Підбір та розстановка фахівців.
- Планування стратегії та тактики в роботі.
- Побудова організаційної структури офісу.
Для стабільного робочого стану в офісі потрібно досягти того, щоб кожен кадр процвітав у своїй діяльності. Позитивні результатипраці реалізуються методами мотивації та управлінням її стратегією. Розробка та втілення прогресивних підходів до покращення якості та підвищення продуктивності – обов'язки офіс-менеджера.
Ділове спілкування у робочому колективі будується на моралі та професійної етики. Офіс-менеджер є особою, яка подає приклад ввічливого тону та поваги співробітникам.
Внутрішній контроль
Усі ухвалені рішення мають контролюватись самим адміністратором. Контроль здійснюється за такими професійними напрямками:
- Введення та забезпечення внутрішнього трудового розпорядку.
- Дотримання специфічних норм спілкування у компанії.
- Контроль за культурою мови при спілкуванні з клієнтами та діловими партнерами.
- Дрес-код – важливий пункт у роботі компанії. Співробітники повинні мати відповідну форму, яка встановлюється стандартами ділового середовища та приписами статуту компанії.
Офіс-менеджер, посадові обов'язки якого включають управління кадрами та контроль за діяльністю, має розробити власну методику організації та структуру оцінювання якості роботи. На кожного працівника накладається дисциплінарна відповідальність у разі порушень трудового розпорядку та робочої етики. Таку відповідальність несе і сам керуючий. Система заходів профілактики порушень, методи вирішення конфліктів з керівництвом та іншими співробітниками, методи морального стимулювання розробляються адміністратором.
Обов'язки завгоспу
Функції завідувача може виконувати офіс-менеджер. У цьому випадку йому необхідно проводити забезпечення персоналу та приміщення необхідними витратними матеріалами. Кожен працівник повинен мати бейдж та візитні картки для того, щоб його особистість, ім'я, посада, контактні дані завжди можна було дізнатися та правильно звертатися. Особа спеціаліста – особа офісу та компанії.
Постачання канцелярським приладдям ведеться регулярно і входить до обов'язків офіс-менеджера. Складаються господарські плани щодо забезпечення товарами з урахуванням кількості продукції, вартості продукції, вартості оптових закупівель та систем знижок. Постійне постачання офісного матеріалу, у тому числі паперу та витратної продукції для техніки, здійснюється з укладенням угод з постачальниками та обслуговуючими компаніями за безпосередньої участі в цьому офіс-менеджера. Надходження товарів контролюється платіжною та обліковою документацією. Видача канцтоварів та приладдя персоналу проводиться з призначенням відповідальних осіб та наявністю схем та порядку розподілу господарських цінностей.
Все обладнання контролює завгосп, у разі офіс-менеджер. Посадові обов'язки включають нагляд за справним станом технічних засобів, комунікацій. У разі поломки апаратів та машин здійснюється виклик обслуговуючої компанії або спеціаліста, що ремонтує, та перевірка результатів його роботи. Такий контроль відбувається і при постачанні нової техніки до офісу.
Інвентаризація обладнання та витратних матеріалів проводиться офіс-менеджером шляхом періодичного звірення наявності та технічного стану господарського майна з даними бухгалтерського обліку.
Під свою відповідальність керуючий господарським забезпеченням розпоряджається коштами, виділеними офісу на придбання необхідних компанії товарів та поповнення технічних потреб приміщення. Завгосп організує матеріально-технічне постачання дорадчих заходів, конференцій, переговорів.
Секретар та його обов'язки
Усі перелічені ключові процеси у роботі керуючого та його рішення мають бути офіційно закріплені, а тому до обов'язків офіс-менеджера, секретаря в одній особі входить документаційне забезпечення організаційних заходів. Кожен документ, залежно від призначення, має свою форму і структуру складання. Тільки тоді ухвалене рішення чи план матимуть законну основу та передбачатимуть неухильне виконання всіх пунктів. Так будується чітка та злагоджена діяльність компанії.
Співпраця та інтеграція
Секретар-менеджер організує зустріч та прийом гостей. Делегації та комісії, партнери, клієнти – важливі візитери компанії. Від них безпосередньо залежить діяльність фірми та її розвиток. Спілкування відбувається на діловому рівні з використанням формально-дружньої етики без переходу на особисті зв'язки та взаємодію – лише робота. Офіс-менеджер має символізувати культуру та повагу не лише як керівного представника, а й фірми загалом. Отримання та передача контактної інформації здійснюються безпосередньо секретарем. Для співробітництва та вирішення важливих питань взаємодії здійснюється обмін візитними картками, їх аналіз та зберігання у відділі. Ведення ділової кореспонденції з партнерами та філіями входить до обов'язків офіс-менеджера. Їм проводиться електронна та кур'єрська відправка необхідного матеріалу, прийом та аналіз інформації, ведення ділового листування.
Менеджер у структурі управління
Керівник найчастіше перебуває у безпосередньому підпорядкуванні в генерального директора підприємства міста і вищого керівництва. Відповідальність та права наказуються начальством, яке контролює їх дотримання. До обов'язків офіс-менеджера для резюме входить звіт про проведену внутрішньоофісну організацію, досягнення результатів продуктивності та труднощі в роботі та забезпеченні діяльності. Їм виносяться пропозиції щодо покращення умов, економічні та господарські питання щодо закупівлі обладнання та матеріалів, звернення про переміщення, підвищення, звільнення робочих кадрів. На розгляд передаються дисциплінарні покарання і заохочення спеціалістів, що відзначилися.
Інструкція фахівця
Прийняття працювати нового керівника супроводжується складанням і прийняттям набору обов'язків, правий і відповідальності. Інструкція офіс-менеджера включає повний список усіх вищеописаних норм і правил для роботи та організації, до нього також входять особи або посади, які підпорядковуються адміністратору.
Кар'єрні сходи
Кар'єра менеджера будується на внутрішньому розвитку та професійному зростанні, яке полягає у підвищенні навичок. Зміна впливу відбувається поряд із збільшенням чи падінням авторитету в очах підлеглих та інших співробітників. Вертикальна позитивна мобільність посади фіксується успіхами у досягненні поставлених компанією цілей, ініціативою та комунікабельними якостями, новаторськими здібностями та ефективною методикою роботи.
Офіс-менеджер - одна з найпопулярніших професій. Ефективний фахівець повинен приділяти значну увагу людським ресурсам, ця вимога входить до обов'язків офіс-менеджера для резюме. Правильно підібраний за внутрішніми лідерськими якостями і висококваліфікований кадр позитивно впливатиме на динаміку розвитку фірми.
ЗАТВЕРДЖУЮ
(найменування організації, перед- ________________________
прийняття і т.п., його організаційно- (директор або інше долж-
правова форма) нісна особа, уповноважена-
чене затверджувати долж-
інструкцію)
» » ____________ 20__р.
Посадова інструкція
офіс-менеджера
______________________________________________
(найменування організації, підприємства тощо)
підставі _______________________________________________________________
(Статуту, положення, наказу про структуру підприємства тощо)
відповідно до Трудового кодексу РФ, іншими нормативними актами,
Російської Федерації, що регулюють трудові відносини.
1. Загальні положення
підпорядковується безпосередньо.
1.2. На посаду офіс-менеджера призначається особа, яка має вищу
професійна освіта, без пред'явлення вимог до стажу роботи,
або середня професійна освіта та стаж роботи не менше 2-х років
за фахом або за суміжними спеціальностями (секретар ,
1.3. Призначення на посаду та звільнення від неї провадиться
наказом генерального директора за поданням керівника служби
роботи із персоналом.
1.4. У своїй діяльності офіс-менеджер керується:
- Чинним законодавством РФ;
- Статутом підприємства;
— Положення про функціональні служби підприємства;
- Правилами трудового розпорядку;
- Наказами, розпорядженнями, вказівками керівництва підприємства;
- нормативно-методичними матеріалами;
- Справжньою посадовою інструкцією.
1.5. Офіс-менеджер повинен знати:
- Структуру організації, напрями її діяльності, розподіл
обов'язків між заступниками керівника, функції та напрямки
діяльності структурних підрозділів підприємства, основні
організації-партнери та їх керівників;
- Організацію діловодства, схеми документообігу;
— порядок проходження та порядок контролю за проходженням службових осіб
документів;
— державні стандартиз оформлення управлінських,
організаційно-розпорядчих документів;
- Інструкцію з діловодства, систему первинного кадрового
- правила експлуатації організаційної та обчислювальної техніки;
2.10. За дорученням генерального директора веде кадровий облік,
оформляє прийом та звільнення, відпустки, лікарняні працівники офісу.
2.11. Бере участь у нарадах, які скликаються генеральним директором,
організує їхнє технічне обслуговування.
та розпоряджень.
2.13. Вчасно поповнює необхідні офісу канцелярські запаси.
приладдя та витратних матеріалів.
2.14. Виконує окремі (разові) доручення генерального
директори, пов'язані з діяльністю фірми.
2.15. Офіс-менеджер, виконуючи покладені нею функції, зобов'язаний:
- Зберігати конфіденційність інформації;
- Своєчасно виконувати розпорядження керівництва;
— дотримуватись правил і термінів підготовки документів;
- Забезпечувати збереження документів;
— дотримуватись правил і норм ділового спілкування, службову
субординацію, дотримуватися коректного та доброзичливого стилю
спілкування з колегами та клієнтами.
Офіс-менеджер має право:
3.1. Звертатися до керівників підрозділів підприємства за
інформацією щодо підготовки, виконання документів.
3.2. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, якщо вони
підготовлені із порушенням встановлених норм, правил, стандартів.
3.3. Самостійно вирішувати питання, пов'язані із незапланованими
відвідуваннями клієнтів, партнерів, інших відвідувачів офісу, телефонними
дзвінками.
3.4. Вносити пропозиції, спрямовані на оптимізацію
документообігу та діловодства.
3.5. Вимагати дотримання своїх трудових прав та обов'язків,
встановлених трудовим договором та законодавством РФ.
4. Відповідальність
4.1. Порушення чинного законодавства РФ під час підготовки
4.3. Невикористання наданих прав, порушення службової
субординації, неякісне, невчасне виконання обов'язків.
4.4. Порушення правил трудового розпорядку, виробничої
дисципліни.
4.5. Незабезпечення збереження документів та довірених матеріальних
цінностей.
4.6. Неправомірне використання наданих прав,
генерального директора.
З інструкцією ознайомлено:
» » ________________ 200__р.
ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ ОФІС МЕНЕДЖЕРА
ЗАТВЕРДЖУЮ
___________________________________ (Прізвище, ініціали)
(найменування організації, перед- ________________________
прийняття і т.п., його організаційно- (директор або інше долж-
правова форма) нісна особа, уповноважена-
чене затверджувати долж-
інструкцію)
» » ____________ 20__р.
Посадова інструкція
офіс-менеджера
______________________________________________
(найменування організації, підприємства тощо)
» » ____________ 20__р. N__________
Справжня посадова інструкція розроблена та затверджена на
підставі _______________________________________________________________
(Статуту, положення, наказу про структуру підприємства тощо)
відповідно до Трудового кодексу РФ, іншими нормативними актами,
Російської Федерації, що регулюють трудові відносини.
1. Загальні положення
1.1. Офіс-менеджер відноситься до категорії спеціалістів підприємства,
підпорядковується безпосередньо генеральному директору.
1.2. На посаду офіс-менеджера призначається особа, яка має вищу
професійна освіта, без пред'явлення вимог до стажу роботи,
або середня професійна освіта та стаж роботи не менше 2-х років
за фахом або за суміжними спеціальностями (секретар,
діловод, інспектор, референт тощо).
1.3. Призначення на посаду та звільнення від неї провадиться
наказом генерального директора за поданням керівника служби
роботи із персоналом.
1.4. У своїй діяльності офіс-менеджер керується:
- Чинним законодавством РФ;
- Статутом підприємства;
— Положення про функціональні служби підприємства;
- Правилами трудового розпорядку;
- Наказами, розпорядженнями, вказівками керівництва підприємства;
- нормативно-методичними матеріалами;
1.5. Офіс-менеджер повинен знати:
- Структуру організації, напрями її діяльності, розподіл
обов'язків між заступниками керівника, функції та напрямки
діяльності структурних підрозділів підприємства, основні
організації-партнери та їх керівників;
- Організацію діловодства, схеми документообігу;
— порядок проходження та порядок контролю за проходженням службових осіб
документів;
— державні стандарти щодо оформлення управлінських,
організаційно-розпорядчих документів;
- Інструкцію з діловодства, систему первинного кадрового
обліку;
- правила експлуатації організаційної та обчислювальної техніки;
- Діловий етикет, правила ділового спілкування, службову субординацію,
правила ведення телефонних переговорів;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки,
виробничої санітарії та протипожежного захисту;
— _________________________________________________________________.
1.6. Офіс-менеджер має вміти:
- складати ділові листи, проекти наказів, розпорядчих
документів, вести протоколи, вести кадровий облік робочого дня;
— редагувати тексти, виконувати коректорське виправлення;
- вести ділові переговори;
- користуватися засобами зв'язку, можливостями інтернету,
організаційною, розмножувальною технікою;
— працювати на комп'ютері серед WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Під час відсутності офіс-менеджера його замінює _______________
або іншу посадову особу, призначену генеральним директором.
2. Основні обов'язки
2.1. Щодня у встановлені терміни отримує та переглядає
документи, що проводить їх реєстрацію, надсилає виконавцям; обирає
документи, які потребують негайного розгляду, повідомляє про них
генерального директора, представляючи проекти резолюцій.
2.2. Веде оперативний облік проходження документів та щоденно
контролює строки виконання документів та усних доручень генерального
директори керівниками структурних підрозділів.
2.3. Готує за дорученням генерального директора проекти документів,
забезпечує узгодження проектів із керівниками підрозділів;
готує та оформляє управлінсько-розпорядчі документи.
2.4. Здійснює та контролює документообіг між офісом та
підрозділами. За дорученням генерального директора здійснює
документообіг між підприємством (офісом) та іншими організаціями,
органами, установами (податкова служба, пожежна інспекція тощо).
При виникненні питань, які потребують вирішення, негайно
повідомляє генерального директора.
2.5. Веде діловодство, забезпечує збереження документації,
формує справи та передає їх на архівне зберігання, готує до знищення.
2.6. Здійснює реєстрацію та веде облік договорів. За дорученням
генерального директора готує довідки щодо виконання договорів.
2.7. У відсутність менеджерів веде прийом клієнтів в офісі з
подальшою передачею справи безпосереднім виконавцям, менеджерам.
2.8. Веде облік, виписує довіреності, приймає звіти
довірених осіб.
2.9. Щодня веде табель обліку робочого часу працівників офісу
або осіб, визначених розпорядженням керівника, оформляє
документи відрядження.
2.10. За дорученням генерального директора веде кадровий облік,
оформляє прийом та звільнення, відпустки, лікарняні працівники офісу.
2.11. Бере участь у нарадах, які скликаються генеральним директором,
організує їхнє технічне обслуговування.
2.12. Забезпечує розсилку, ознайомлення, облік та зберігання наказів
та розпоряджень.
2.13. Вчасно поповнює необхідні офісу канцелярські запаси.
приладдя та витратних матеріалів.
2.14. Виконує окремі (разові) доручення генерального
директори, пов'язані з діяльністю фірми.
2.15. Офіс-менеджер, виконуючи покладені нею функції, зобов'язаний:
- Зберігати конфіденційність інформації;
- Своєчасно виконувати розпорядження керівництва;
— дотримуватись правил і термінів підготовки документів;
- Забезпечувати збереження документів;
— дотримуватись правил і норм ділового спілкування, службову
субординацію, дотримуватися коректного та доброзичливого стилю
спілкування з колегами та клієнтами.
Офіс-менеджер має право:
3.1. Звертатися до керівників підрозділів підприємства за
інформацією щодо підготовки, виконання документів.
3.2. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, якщо вони
підготовлені із порушенням встановлених норм, правил, стандартів.
3.3. Самостійно вирішувати питання, пов'язані із незапланованими
відвідуваннями клієнтів, партнерів, інших відвідувачів офісу, телефонними
дзвінками.
3.4. Вносити пропозиції, спрямовані на оптимізацію
документообігу та діловодства.
3.5. Вимагати дотримання своїх трудових прав та обов'язків,
встановлених трудовим договором та законодавством РФ.
4. Відповідальність
Офіс-менеджер несе персональну відповідальність за:
4.1. Порушення чинного законодавства РФ під час підготовки
документів.
4.2. Збереження конфіденційності інформації.
4.3. Невикористання наданих прав, порушення службової
субординації, неякісне, невчасне виконання обов'язків.
4.4. Порушення правил трудового розпорядку, виробничої
дисципліни.
4.5. Незабезпечення збереження документів та довірених матеріальних
цінностей.
4.6. Неправомірне використання наданих прав, використання
комерційної інформації у особистих цілях.
Посадова інструкція може бути змінена, доповнена наказом
генерального директора.
З інструкцією ознайомлено:
___________________ /_________________/
» » ________________ 200__р.
ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ ОФІС МЕНЕДЖЕРА
Генеральний директор
Прізвище І.П. ________________
«________»_____________ ____ р.
1. Загальні положення
1.1. Офіс-менеджер належить до категорії спеціалістів.
1.2. Офіс-менеджер призначається на посаду та звільняється від неї наказом генерального директора компанії.
1.3. Офіс-менеджер підпорядковується безпосередньо генеральному директору.
1.4. Офіс-менеджеру підпорядковуються , і .
1.5. На час відсутності офіс-менеджера його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується у наказі щодо організації.
1.6. На посаду офіс-менеджера призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від року, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel), діловодства.
1.7. Офіс-менеджер керується у своїй діяльності:
- Законодавчими актами РФ;
- Статутом компанії, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії;
- Наказами та розпорядженнями керівництва;
- Справжньою посадовою інструкцією.
2. Посадові обов'язки офіс-менеджера
Офіс-менеджер виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Відповідає на телефонні дзвінки, фіксує та передає службову інформацію генеральному директору та співробітникам компанії.
2.2. Забезпечує документообіг компанії: вхідна та вихідна кореспонденція, реєстрація, облік, зберігання, архівування документів.
2.3. По виконує копіювально-розмножувальні роботи.
2.4. За дорученням генерального директора готує проекти листів, запитів та інших документів щодо діяльності компанії.
2.5. За дорученням генерального директора друкує службові матеріали та веде базу даних.
2.6. Готує наради та засідання, що проводяться генеральним директором (матеріально-технічне забезпечення, оповіщення учасників про час та місце проведення, порядок денний).
2.7. Організовує відрядження співробітників: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює готелі.
2.8. Організовує забезпечення офісу канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу. Організовує їх приймання, облік, зберігання та видачу.
2.9. Здійснює контроль за належним станом офісного обладнання, комунікацій; при виявленні несправностей офісної оргтехніки та іншого обладнання викликає спеціалістів щодо ремонтних робіт та інших видів технічного обслуговування.
2.9. Координує та контролює роботу водія: (прийом заявок на машину та розробка графіка використання автотранспорту компанії); кур'єра (прийом заявок та розробка графіка); прибиральниці.
3. Права офіс-менеджера
Офіс-менеджер має право:
3.1. Отримувати інформацію, у тому числі конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених завдань.
3.2. Візувати документи управлінської діяльності у межах своєї компетенції.
3.3. Представляти керівництву пропозиції щодо вдосконалення своєї роботи та роботи компанії.
3.4. Вимагати від керівництва створення нормальних умовдо виконання службових обов'язків та безпеки всіх документів, що утворюються внаслідок діяльності підприємства.
3.5. Приймати рішення у межах своєї компетенції.
3.6. Застосовувати заохочення та накладати стягнення на співробітників, які перебувають у офіс-менеджера у підпорядкуванні, після погодження з генеральним директором.
4. Відповідальність офіс-менеджера
Офіс-менеджер відповідає:
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання чинних інструкцій, наказів та розпоряджень щодо збереження комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.
Завантажити посадову інструкцію офіс-менеджера(.doc, 90КБ) I. Загальні положення
- Офіс-менеджер належить до категорії керівників.
- Офіс-менеджер повинен знати:
- 2.1. Пристрій офісу та принципи його зонування.
- 2.2. Принципи підбору та розміщення персоналу офісу, принципи управління персоналом офісу.
- 2.3. Методи стратегічного та тактичного планування.
- 2.4. Принципи контролю та методики проведення контрольних заходів.
- 2.5. Принципи створення організаційної структури офісу.
- 2.6. Сферу діяльності та види відповідальності працівників офісу.
- 2.7. Етику взаємовідносин у робочій групі.
- 2.8. Мотиваційні методи та мотиваційні стратегії.
- 2.9. Основи документаційного забезпечення управління та основи діловодства.
- 2.10. Особливості складання, різновиди та структуру тексту документів.
- 2.11.Принципи організації постачання офісу.
- 2.12. Вимоги законодавства до господарських договорів та порядок їх укладання.
- 2.13. Основи бухгалтерського обліку.
- 2.14. Діловий етикет.
- 2.15. Іноземна мова.
- 2.16. Технічне обладнання офісу.
- 2.17. Правила користування оргтехнікою.
- 2.18. правила внутрішнього трудового розпорядку.
- 2.19. Основи трудового законодавства.
- 2.20. Правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
- Призначення на посаду офіс-менеджера та звільнення з посади провадиться наказом керівника організації.
- Офіс-менеджер підпорядковується безпосередньо ___________.
- На час відсутності офіс-менеджера (відрядження, відпустка, хвороба тощо) його обов'язки виконує особа, призначена в установленому порядку. Ця особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.
ІІ. Посадові обов'язки
Офіс менеджер:
- Забезпечує підготовку та організацію роботи офісу: здійснює керівництво організацією робочих місць персоналу офісу, організує перевірку офісного обладнання (комп'ютерів, друкарських машинок, факсимільних апаратів, телефонів, копіювальних машин та ін.) на предмет визначення готовності до експлуатації, перевіряє санітарні умови роботи в приміщеннях офісу (освітлення, вентиляцію та температурний режим).
- Організує підготовку документів, матеріалів, інформації, необхідних для початку роботи офісу та поточного вирішення завдань, поставлених перед персоналом офісу.
- Розробляє «кодекс» поведінки в офісі, забезпечує працівників офісу візитними картками (бейджами, ін.).
- Керує працівниками офісу (секретарями на прийомі, телефонними секретарями (телефонними операторами), кур'єрами, водіями), розподіляє обов'язки між ними, доводить до відома працівників прийняті рішення, визначає ступінь відповідальності працівників, розробляє стандарти якості роботи та критерії оцінки якості роботи, аналізує ефективність роботи , Здійснює контроль за виконанням прийнятих рішень.
- Організує роботу секретарів на телефоні (телефонних операторів) щодо ведення телефонних переговорів (прийом вхідних дзвінків, управління вихідними дзвінками, переадресація дзвінків, прийом та відправлення телефонограм); контролює культуру мови секретарів (операторів).
- Здійснює контроль за дотриманням працівниками офісу встановлених стандартів одягу та офісного вигляду.
- Розробляє та веде бюджет видатків на офісні потреби.
- Організовує забезпечення офісу канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу (аналізує та визначає потреби у матеріально-технічному забезпеченні та обслуговуванні офісу, складає плани на канцтовари, витратні матеріали та ін., перевіряє наявність канцтоварів та витратних матеріалів; аналізує пропозиції, структуру цін, системи знижок; забезпечує розміщення замовлення у постачальників; укладає договори).
- Визначає порядок отримання товарно-матеріальних цінностей, оформляє довіреності, організовує платежі за поставлені канцтовари, витратні матеріали та інші товарно-матеріальні цінності, необхідні для роботи офісу, оформляє платіжні документи.
- Організовує приймання та облік канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу.
- Забезпечує зберігання канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу, організує облік та видачу предметів та засобів праці працівникам офісу.
- Призначає працівників, які несуть матеріальну відповідальність за передані ним для виконання робочих завдань товарно-матеріальні цінності; визначає схеми передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї матеріально-відповідальної особи іншій.
- Організує використання у роботі офісної оргтехніки (комп'ютерів, принтерів, друкарських машинок, факсимільних апаратів, телефонів, міні-АТС, копіювальних машин, диктофонів та ін.); здійснює контроль за належним станом офісного обладнання, комунікацій; при виявленні несправностей офісної оргтехніки та іншого обладнання викликає спеціалістів щодо ремонтних робіт та інших видів технічного обслуговування.
- Організує:
- зустріч, прийом, реєстрацію та необхідне обслуговуваннявізитерів, гостей, делегацій, клієнтів, партнерів;
- прийом візитних карток, аналіз їхнього змісту, їх зберігання;
- матеріально-технічне забезпечення переговорів, презентацій, нарад, конференцій, семінарів та інших заходів.
- Організовує та проводить ділові переговори (планує ділові зустрічі, визначає лінію ділових переговорів, керує переговорами з дотриманням правил етикету та протоколу, організує документальне оформлення переговорів, аналізує результати ділової зустрічі).
- Координує роботи з ведення діловодства (оформлення, реєстрації, проходження, зберігання та вилучення документації відповідно до стандартів діловодства), організує документообіг офісу.
- Організує ведення ділової кореспонденції (реєстрацію та обробку вхідної та вихідної кореспонденції), веде ділове листування, забезпечує розсилку необхідних матеріалів.
- Здійснює інвентаризацію господарства офісу.
- Здійснює контроль за трудовою дисципліною працівників офісу (складає розпорядок роботи офісу, контролює його дотримання, веде облік порушень, аналізує причини порушень та вживає заходів щодо недопущення порушень розпорядку роботи офісу та трудової дисципліни).
- Розробляє та впроваджує системи мотивації та дисциплінарної відповідальності працівників офісу, здійснює контроль за реалізацією системи матеріального та морального стимулювання працівників офісу.
- Надає працівникам офісу допомогу у вирішенні проблем, що виникають у ході роботи, вживає заходів щодо попередження конфліктних ситуацій.
- Координує завершення роботи офісу та підготовки до нового робочого дня (упорядкування робочих місць, відключення офісного обладнання, в т.ч. освітлення, активування систем охоронної сигналізації, ін.).
ІІІ. Права
Офіс-менеджер має право:
- Знайомитися з документами, що визначають його права та обов'язки з посади, критерії оцінки якості виконання посадових обов'язків.
- Вносити на розгляд керівника підприємства пропозиції щодо покращення роботи офісу та підприємства в цілому.
- Підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
- Самостійно та під свою відповідальність розпоряджатися грошима, Виділеними для забезпечення офісу необхідними товарно-матеріальними цінностями.
- Вносити на розгляд керівника підприємства подання про призначення, переміщення та звільнення працівників офісу; пропозиції про заохочення працівників, що відзначилися; пропозиції щодо накладення дисциплінарних стягнень на порушників трудової дисципліни та розпорядку роботи офісу.
- Вимагати від керівництва підприємства забезпечення організаційно-технічних умов та оформлення встановлених документів, які необхідні для виконання посадових обов'язків.
IV. Відповідальність
Офіс-менеджер відповідає:
- За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, — у межах, встановлених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.
- За правопорушення, скоєні у процесі своєї діяльності, - у межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
- За заподіяння матеріальних збитків підприємству - у межах, встановлених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.
