Які документи має проводити відділ кадрів. Упорядковуємо кадрові папери. Курси, які допоможуть налагодити документообіг

Будь-яка організація, у якій є співробітники, має організувати кадрове діловодство. У статті розповімо, як це зробити.

Що таке кадрове діловодство?

Це весь документообіг, пов'язаний із персоналом організації: прийомом, переказами, звільненням, оплатою праці, умовами роботи, покараннями та заохоченнями тощо.

Усі ці процедури мають бути чітко регламентовані, а будь-яка дія щодо співробітника – підкріплена основою та документом. Документи потрібно вчасно та за правилами оформляти, систематизувати та зберігати. Це і є кадрове діловодство.

Хто є відповідальним за ведення кадрового обліку організації?

Все залежить від масштабів організації. Питання кадрового діловодства можна покласти:

на спеціально створений підрозділ компанії (відділ кадрів) чи окремого співробітника;
на одного або кількох співробітників у порядку додаткового навантаження. Як правило, у невеликих організаціях для цього залучають секретарів, юристів та бухгалтерів.
на спеціалізовану компанію за договором аутсорсингу. Але аутсорсер можна передати не всі. Ведення трудових книжок, наприклад, не можна доручити сторонньому виконавцю. Цей обов'язок керівник повинен покласти наказом чи розпорядженням на когось із «своїх».

Інший варіант – залишити питання кадрового діловодства за керівником – підходить лише для дуже невеликих фірм.

Кадрове діловодство з нуля – покрокова інструкція

Насамперед слід подбати про те, щоб найменування організації у кадрових документах збігалося з найменуванням, зазначеним у Статуті.

Директора оформлюють на роботу відповідно до порядку, прописаного у Статуті компанії.

Потрібно визначити, хто уповноважений підписувати трудові договори та інші кадрові документи. Надалі потрібно стежити, щоб документи підписував саме той, хто має право на це.

Після того, як визначено відповідальний за кадровий облік та діловодство, та призначено відповідального за ведення трудових книжок, необхідно розробити та затвердити комплект внутрішніх нормативних документів підприємства.

Обов'язкові документи

Відповідно до Трудового кодексу (ч. 2 ст. 22) роботодавець зобов'язаний під розпис знайомити співробітників з усіма локальними нормативними документами компанії, які безпосередньо стосуються його трудової діяльності.

Документи, які мають бути в організації:

штатний розклад;
правила внутрішнього трудового порядку;
положення про персональні дані;
графік відпусток;
прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї;
книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них;
табель обліку робочого часу.

Можуть бути інші документи, якщо їх вимагає специфіка роботи організації, або роботодавець бажає, щоб вони були. Це:

посадові інструкції;
Положення про оплату праці та преміювання;
інструкція з кадрового діловодства;
Положення про комерційну таємницю;
Положення про атестацію;
колективний договір;
Положення про надання першої допомоги постраждалим з виробництва;
Положення про відрядження;
особисті відносини співробітників тощо.

Спеціальні правила діють для компаній-роботодавців, які відповідають критеріям мікропідприємства. Таким організаціям стаття 309.2 ТК РФ дозволяє обійтися без деяких локальних документів (графік змінності, положення про оплату праці, правила внутрішнього розпорядку і т.д.).

Але відмовившись від розробки локальних документів, мікропідприємства повинні укладати трудові договори за типовою формою, де прописані відповідні положення, які замінюють ці локальні документи. Форму затверджено Постановою Уряду РФ № 858 від 27.08.2016.

Важливо, щоб внутрішні документи не суперечили один одному, трудовому законодавству, трудовому договору та реальним умовам праці організації. Інакше це дасть ґрунт для трудових суперечок із співробітниками і стане «слабким» місцем при судових розглядах. Тому не стверджуйте, не вивчивши, перші зразки з інтернету.

Чи обов'язково складати інструкцію з кадрового діловодства

Ні, не обов'язково, але цей документ допоможе узагальнити в одному місці вимоги до роботи з кадровими паперами в організації, закріпити їх форми та врахувати специфіку бізнесу. З інструкцією персоналу буде простіше та швидше готувати документи, правильно їх оформляти та контролювати виконання.

Документи, які мають бути на кожного співробітника

Кожного співробітника приймають за трудовим договором, будь то постійний співробітник, тимчасовий або сумісник. Якщо в майбутньому в умовах праці, посади, зарплати будуть якісь зміни, до трудового договору потрібно буде вносити зміни, а для цього оформлювати додаткові угоди.

За підсумками трудового договору оформляють наказ прийому працювати. Надалі всі дії стосовно співробітника теж потрібно буде оформляти наказами з особового складу: переклади, заохочення, покарання, преміювання, звільнення, надання відпустки тощо.

За кожним прийнятим працівником, який пропрацював понад п'ять днів, вносять запис у трудову книжку. Виняток – сумісники. У разі запис у трудовий роблять лише за бажання самого сумісника.

На кожного співробітника потрібно завести особисту картку за формою Т-2 чи самостійно розробленою формою. До неї протягом усього періоду роботи в організації заносять інформацію за всіма кадровими процедурами: про прийом, перекази, відпустки, нагородження, пільги, дані військового обліку тощо.

За законом про персональні дані від 27.07.2006 № 152-ФЗ не можна обробляти дані співробітника без його згоди, а отже цю згоду слід оформити.

За статтею 91 ТК РФ роботодавець повинен вести облік відпрацьованого працівником часу, отже необхідно вести табелі обліку робочого дня.

Таким чином, по кожному співробітнику в організації має бути як мінімум:

трудовий договір та додаткові угоди до нього;
накази з особового складу;
трудова книжка (крім сумісників);
особиста картка;
згоду на обробку персональних даних.

Зверніть увагу, що всі кадрові документи мають різні терміни зберігання – від 1 року до 75 років. Вони прописані в "Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання", затвердженому Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558.

Якщо кадрове діловодство у вашій організації вже запущене і перебуває у жалюгідному стані, вам допоможе покрокова інструкція з відновлення кадрового обліку від фахівців 1C-WiseAdvice. Також ви можете доручити це завдання експертам 1C-WiseAdvice – вони упорядкують і систематизують роботу з кадровими документами.

Нові вимоги до кадрового обліку від 2019 року

У Держдумі знаходиться законопроект із змінами до Трудового кодексу щодо впровадження електронного кадрового документообігу. Якщо проект ухвалять, роботодавець за згодою працівника зможе обмінюватися з ним юридично значущими повідомленнями в електронному вигляді.

Так, в електронний формат можуть перевести такі процеси, як:

прийом на роботу;
повідомлення про початок відпустки;
ознайомлення працівників із локальними нормативними актами;
оформлення відряджень;
формування графіка відпусток тощо.

Відповідальність за відсутність кадрового діловодства

Штраф передбачено статтею 5.27 КпАП РФ. Це від 1000 до 5000 руб. на посадову особу та від 30 000 до 50 000 руб. на організацію. За повторне порушення буде штраф 10-20 тисяч та 50-70 тисяч відповідно.

Обробка персональних даних без письмової згоди працівника карається штрафом за статтею 13.11 КоАП РФ. Це 10-20 тисяч рублів для посадової особи та 15-75 тисяч для організації.

Щоб кадрові документи завжди були в порядку, а перевірки трудової інспекції проходили гладко, віддайте кадрове діловодство на аутсорсинг у 1C-Wise-Advice. Ми візьмемо не лише обов'язки, а й відповідальність.

Замовити послугу

Нині, напевно, жодна професія не має такого спектра назв, як професія кадровика. У Єдиному кваліфікаційному довіднику можна знайти сімнадцять посад, які так чи інакше пов'язані з кадровою роботою. Така обставина змушує задуматися про відмінності цих посад один від одного, про функціональне навантаження кожної з них. Особливо актуально та гостро звучить сьогодні питання про те, що має прописати для себе у посадовій інструкції рядовий інспектор з кадрів. Обов'язки цього співробітника ми й намагатимемося розглянути максимально докладно.

Значення відділу кадрів

Багато керівників організацій досі вважають, що призначення відділу кадрів вузькоспрямоване, пов'язане лише з діловодством. Однак сьогодні наша країна слідом за Заходом стала на нехай трансформацію кадрової служби в підрозділ, який займається управлінням трудовими ресурсами, тому що саме кадровик – найважливіша ланка між працівником та роботодавцем.

В даний час фахівець з кадрів – це насамперед управлінець, те саме можна сказати про таку посаду, як інспектор з кадрів, обов'язки якого сьогодні часто включають не тільки обробку та ведення документації. Особливо це стосується невеликих компаній, де на плечі інспектора з кадрів можуть покладатися відповідальність за підбір персоналу, його навчання та багато інших функцій.

Чисельність кадрових працівників

Найменування та кількість підрозділів служби з управління персоналом залежить від розміру підприємства, його традицій та специфіки діяльності. При цьому повинні враховуватися розміри організації, напрямок бізнесу, стратегічні цілі підприємства, стадія його розвитку, чисельність працівників та пріоритетні завдання у роботі з персоналом.

У великих організаціях кадрова служба може містити кілька відділів. Наприклад, відділ заробітної плати, відділ зайнятості, відділ навчання та розвитку, відділ діловодства та обліку. У невеликих організаціях всі функції кадрової служби може виконувати лише один фахівець - інспектор з кадрів, обов'язки якого насправді мають включати мінімальний перелік функцій: кадрове діловодство та підбір персоналу.

Фахівці служби

На чолі відділів чи служб персоналу зазвичай стоїть менеджер середньої ланки: начальник служби, відділу, який підпорядковується директору з персоналу. Відділи може бути розбиті більш дрібні одиниці – групи чи сектори, очолювані керівниками, які підпорядковуються начальникам служб.

На підприємствах середнього бізнесу (чисельність працівників 100-1000 осіб) влаштування кадрової служби найчастіше передбачає наявність таких співробітників:

спеціаліст із діловодства;
фахівець із трудового права;
спеціаліст по підбору персоналу;
менеджер з розвитку та навчання,
тренер або тренінг-менеджер;
менеджер з пільг та компенсацій;
менеджер з корпоративних заходів.

У дрібніших організаціях (чисельність працівників до 100 осіб) майже всі функції цих співробітників - це посадові обов'язки інспектора з кадрів.

Вимоги до кадровика

Звичайно, всі вищезгадані посади не здатний поєднати один єдиний фахівець – інспектор відділу кадрів. Обов'язки цього працівника насамперед пов'язані з кадровим діловодством. Тому при прийомі на роботу до потенційного кандидата на цю посаду висуваються відносно невисокі професійні вимоги.

Кваліфікаційний довідник інформує, що інспектор з кадрів повинен мати середню спеціальну освіту (при цьому не має значення його стаж роботи) або ж середня освіта (при цьому потрібна спеціальна підготовка та наявність професійного стажу не менше трьох років).

Інспектор з кадрів: обов'язки

Отже, функції цього фахівця такі:

ведення обліку особового складу підприємства;
оформлення різних кадрових операцій (прийому, переведення, звільнення);
оформлення та ведення особових справ співробітників, внесення змін до них;
облік, зберігання та заповнення трудових книжок;
облік трудового стажу;
оформлення довідок про трудову діяльність працівників (минулої та теперішньої);
оформлення карток пенсійного страхування та інших документів, необхідних для призначення пенсій працівникам та їхнім сім'ям, компенсацій та пільг;
облік надання відпусток, здійснення контролю за тим, як складаються і дотримуються графіки відпусток.

Підбір персоналу

Обов'язки інспектора відділу кадрів часто включають підбір персоналу на вакантні посади. Ця робота пов'язана з розміщенням інформації в різних джерелах про наявне вакантне місце, у тому числі співробітництво з цього питання зі службою зайнятості населення, призначенням та проведенням співбесід із роз'ясненням претенденту характеру вакансії, умов праці та рівня заробітної плати, визначенням загального рівня претендента на вакантну посаду , його стажу та ступеня професіоналізму.

Нерідко посадові обов'язки інспектора відділу кадрів передбачають проведення конкурсних відборів серед фахівців, які претендують на вільне місце. Кадровик розробляє заходи щодо підбору персоналу та контролює проходження майбутніми співробітниками випробувань, встановлених під час укладання з ними трудового договору.

Додаткові функціональні обов'язки інспектора з кадрів

Існують деякі додаткові функції, які найчастіше належать до кадрової роботі. Які ж завдання має вирішувати інспектор відділу кадрів? Обов'язки можуть включати:

підготовку необхідних матеріалів для атестаційних, кваліфікаційних, конкурсних комісій, подання працівників до нагородження та заохочення;
вивчення причин, з яких відбувається плинність кадрів, розробка та впровадження заходів щодо її зниження;
підготовку документів до здачі до архіву;
контроль за трудовою дисципліною;
організацію підвищення кваліфікації та професійної перепідготовки;
організацію проведення іспитів на підтвердження кваліфікації;
розроблення системи з оцінки особистісних та ділових якостей співробітників, мотивацію їх до посадового зростання;
оформлення службових посвідчень та їх видачу;
формування та ефективне використання кадрового резерву.

Військовий облік

Багато роботодавців вважають, що функціональні обов'язки інспектора відділу кадрів включають військовий облік співробітників підприємства. Відповідно до Постанови Уряду РФ №719 від 27 листопада 2006 р. «Про затвердження Положення про військовий облік», кількість працівників, здійснюють цю діяльність, має бути прямо пропорційно кількості співробітників, які підлягають обліку.

Зокрема, на підприємстві, де на військовому обліку перебуває менше п'ятисот громадян, облік веде один працівник, який виконує ці функції за сумісництвом. Таким чином, інспектор з кадрів в організації, де чисельність осіб, що стоять на військовому обліку, не перевищує п'ятсот осіб, може займатися військовим обліком, але лише за умови внутрішнього сумісництва. А при більшій кількості осіб, які підлягають обліку, для цього повинна бути виділена окрема штатна одиниця.

Робота кадровиків в умовах кризи

В останній рік керівництво підприємств зіткнулося з сумними обставинами фінансової кризи, коли доводиться зменшувати обсяги виробництва товарів та послуг, знижувати власні витрати, зокрема за рахунок скорочення чисельності персоналу. На цьому фоні зростає потреба кадрових працівників у володінні якостями штатних психологів, які змушені керувати емоційним тлом у колективі та знаходити слова втіхи, наприклад, вручаючи колегам повідомлення про їхнє звільнення.

Роль кадрової служби підвищується зі зростанням значення людських ресурсів задля досягнення організацією фінансового успіху. У зв'язку із цим традиційні обов'язки кадровиків не зникають. У веденні кадрових служб залишаються питання кадрового діловодства, оплати праці, прийому працювати і підготовки фахівців. Проте відділ кадрів є складовим елементом грамотного керівництва підприємством. Успіхів у роботі!

Для кожного працівника важливо мати документальне підтвердження факту своєї праці на підприємстві. Насамперед воно може допомогти підтвердити тривалість стажу. Чим він більший, тим вищою є оплата лікарняного, а в майбутньому — сума пенсії. Перелік обов'язкових кадрових документів, що оформлюються під час укладання робочих відносин, наступний:

трудовий договір. Про оформлення контракту дивіться у матеріалі;
трудова книжка. Про правила заповнення ми писали у статті;
медична книжка. Вона необхідна, якщо робота співробітника пов'язана із шкідливими чи небезпечними умовами праці. Про те, і , ви дізнаєтеся, пройшовши за посиланнями;
документи про освіту, щоб визначити, чи освіта майбутнього співробітника відповідає вимогам . Також пропонуємо вам ознайомитися з матеріалом про те, як внести;
формою Т-1;
особиста картка працівника (форма Т-2). Бланк цієї форми можна знайти у нашій статті.

Не забувайте, що кожного нового співробітника слід під підпис ознайомити з та своєчасно провести для нього!

Документи у процесі трудової діяльності

У ході трудової діяльності працівника може бути переведено на нову посаду. У цьому випадку складаються такі папери:

наказ, виходячи з якого здійснюється переклад співробітника (форма Т-5). Ознайомитись з тим, як виглядає зразок заповнення даної форми, ви можете у ;
додаткова згода. Наприклад, при або .

Щоб відпустити співробітника на канікули, роботодавець видає розпорядження про надання відпустки, яке складається за формою Т-6. Як її заповнити, дізнаєтесь із статті . Також пропонуємо вам ознайомитися з інформацією про те, як оформити.

Документи під час звільнення

Для документального оформлення розірвання трудового договору потрібні такі папери:

заяву про звільнення (якщо співробітник вирішив піти з компанії з власної ініціативи). , читайте у нашому тексті;
угоду про звільнення. Пропонуємо вам ознайомитися з , а також розірвання контракту;
наказ про звільнення, що складається за формою Т-8 або Т-8а (якщо розривається договір із кількома співробітниками). Дізнатися про правила заповнення ви зможете з матеріалу.

Локальні акти

Будь-яка компанія може приймати власні локальні нормативні акти, які повинні суперечити законам РФ. Мета таких документів – покращення умов праці та підвищення рівня дисципліни на підприємстві. Відсутність локальних актів, а також їх неправильне оформлення може спричинити настання несприятливих наслідків для роботодавця. Які обов'язкові кадрові документи в організації слід підготувати:

штатний розклад (форма Т-3). Докладніше - у статті «;
, на підставі якого відбувається контроль кількості відпрацьованих годин та розрахунку зарплати (форми Т-12 та Т-13) тощо.

Ці обов'язкові документи обов'язково мають бути прийняті керівництвом великих організацій, оскільки закладають основу трудових правовідносин.

Мікропідприємства можуть дозволити собі спрощений кадровий облік. Їм дозволено скористатися типовим трудовим контрактом, .

Відповідальність за неналежне ведення кадрової документації

Правильне та своєчасне складання кадрових документів – прямий обов'язок роботодавця. Якщо обов'язкові кадрові папери оформлені неналежним чином, він може бути притягнутий до відповідальності.

Можна виділити такі методи покарання, пов'язані з діловодством у кадровій сфері:

дисциплінарні стягнення, передбачені ст. 193 ТК РФ, максимальна міра за якою - звільнення;
відповідно до положень КоАП РФ - норми для притягнення до адміністративної відповідальності за відсутність документів відображені в ст. 5.27, 5.27.1 КпАП.

Крім того:

ст. 13.20 КпАП карає на 300-500 руб. посадових осіб порушення правил зберігання документів;
ст. 5.39 накладає штраф у вигляді 1000-3000 крб. на відповідальних осіб за ненадання інформації кадрового обліку співробітнику, що запитується, наприклад, за відмову у видачі копії трудової книжки.

Відповідно до КК РФ:

ст. 137 КК РФ передбачає покарання у вигляді штрафу до 350 000 руб. або виправні роботи за поширення особистої інформації про співробітника;
ст. 183 КК РФ вживає заходів у разі розголошення комерційної таємниці.

ОБОВ'ЯЗКОВІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Насамперед слід згадати у тому, що чинний Трудовий кодекс Російської Федерації (далі - ТК РФ) вимагає, щоб у організації створили низку локальних (тобто. місцевих) нормативних документів.

Обов'язковими локальними нормативними актами є:

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
Положення (або інструкція) захисту персональних даних працівника.
Інструкція з техніки безпеки.
Штатний розклад (уніфікована форма Т-3).

Усі ці документи діють до заміни на нові.

Графік відпусток (уніфікована форма Т-7), відповідно до статті 123 ТК, складається щорічно, не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року та є документом, обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника (за винятком пільгових категорій працівників) .
Графік змінності необхідний тих організаціях, де застосовується змінна робота.
Положення про нормування праці та положення про норми виробітку повинні складатися в тих організаціях, де використовується відрядна форма оплати праці працівників.

ФАКУЛЬТАТИВНІ ЛОКАЛЬНІ НОРМАТИВНІ АКТИ

Крім перелічених документів, організація, на власний розсуд, може створювати та інші документи - факультативні локальні нормативні акти. Зокрема це можуть бути:

положення про структурні підрозділи, які затверджуються директором організації;
посадові інструкції для службовців та трудові (або робітники) інструкції для робітників;
інструкція з кадрового діловодства - дуже корисний інструмент для співробітника, що виконує функції кадровика, оскільки суттєво полегшує його взаємодію з лінійними та функціональними менеджерами;
альбом форм документів з обліку кадрів;
положення про атестацію – якщо в організації проводиться періодична атестація або атестація за результатами випробування;
положення про персонал;
колективний договір.

Усі ці документи також діють до заміни на нові.

ДОКУМЕНТИ, ЩО ОФОРМЛЯЮТЬ ВІДНОСИНИ З РОБОТНИКАМИ ТА МІСТЬ ІНФОРМАЦІЮ ПРО НИХ

До таких документів належать:

перш за все - це трудовий договір, який оформляється, згідно зі статтями 57 і 67 ТК РФ, у письмовій формі, у двох примірниках. Один екземпляр трудового договору видається працівнику під розписку, а другий зберігається у роботодавця - або в особі справи працівника, або у справі «Трудові договори з працівниками»;
далі кожного працівника заводиться особиста картка (уніфікована форма Т-2). Особисті картки можна зберігати лише окремій справі;
особисті справи працівників не обов'язкові, але оскільки це дуже зручне досьє кожного співробітника, більшість кадровиків їх оформляє. Повторимо, що вести особисті справи ми зобов'язані, але якщо таке рішення прийнято, необхідно вести їх за суворими правилами, передбачених для оформлення особових справ. Втім, можна просто оформляти файли чи папки кожного працівника для зручності кадровика. У цих папках зберігаються копії всіх документів, пов'язаних із конкретними працівниками;
трудові книжки працівників є документами суворого обліку та звітності, тому мають зберігатися у сейфі, постійно замкненим на ключ. Оформляються трудові книжки в точній і суворій відповідності до Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, та Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці. 2003. №69.

НАКАЗИ ПО КАДРАМ

Співробітник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, зобов'язаний готувати проекти наказів з кадрів та організовувати їх візування відповідними посадовими особами та підписання керівником організації. Кадрові накази повинні зберігатися та реєструватися окремо від наказів з особового складу. До них належать накази, для яких Держкомстатом розроблено уніфіковані форми:

про прийом працівника працювати - форма Т-1;
про прийом працівників працювати - форма Т-1а;
про переведення працівника на іншу роботу – форма Т-5;
Про переведення працівників на іншу роботу – форма Т-5а;
про надання відпустки працівнику – форма Т-6;
про надання відпустки працівникам – форма Т-6а;
про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) – форма Т-8;
про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) – форма Т-8а;
про направлення працівника у відрядження – форма Т-9;
про направлення працівників у відрядження – форма Т-9а;
про заохочення працівника – форма Т-11;
про заохочення працівників – форма Т-11а.

Крім цих наказів, кадровикам доводиться складати у довільній формі (або створювати для них свої власні уніфіковані форми) такі види наказів:

про суміщення посад (професій);
про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення з основних обов'язків;
про покладання стягнень;
про дострокове зняття стягнень;
про зміну персональних даних працівника;
про присвоєння розряду;
про залучення до понаднормових робіт;
про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;
про чергування;
про встановлення чи зняття персональних надбавок;
про зміну режиму роботи.

НАКАЗИ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ІНШІ ДОКУМЕНТИ

Особливо хотілося б сказати про те, що кадровикам доводиться готувати і низку наказів щодо основної діяльності. Зрозуміло, реєструватися і зберігатися ці накази будуть разом з іншими наказами цієї категорії, але їхня підготовка та подальша робота з ними входить до функцій кадровика. Це, зокрема, накази:

про затвердження штатного розкладу;
про внесення змін до штатного розкладу;
про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;
про внесення змін (доповнень) до локальних нормативних актів;
про анулювання неправомірно чи помилково виданих наказів з особового складу та інших.

Ми вже назвали деякі уніфіковані форми з обліку кадрів, які мають бути у кожній організації. (Зазначимо, що у статті, адресованій читачам, які займаються кадровою роботою, ми не розглядаємо документи щодо оплати праці. Це тема для розмови з бухгалтерами). Однак, крім них, будь-який кадровик має вміти оформляти

посвідчення про відрядження - форма Т-10;
службове завдання – форма Т-10а;
записку-розрахунок про надання відпустки працівнику – форма Т-60 (лицьову сторону);
записку-розрахунок під час припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-61 (лицьову сторону);
акт про прийом робіт, виконаних за трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи - форма Т-73 (цей вид термінового трудового договору зустрічається вкрай рідко, тому навіть досвідченим кадровикам, які мають багаторічний стаж роботи, часто не доводилося стикатися з формою Т-73 ).

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

В наш час існують три способи реєстрації:

найпростіший – у журналах;
більш досконалий – за допомогою картотеки;
та найбільш досконалий, зручний, швидкий – за допомогою відповідних комп'ютерних програм.

Секретарі вільні обирати найбільш прийнятний їм у кожному конкретному випадку спосіб реєстрації документів, що стосуються основний діяльності фірми. А ось реєстрація кадрових документів може проводитися лише з використанням журналів. У разі виникнення трудового спору комп'ютерну реєстрацію суд чи державна інспекція праці можуть визнати. Адже необхідно довести, що той чи інший документ був створений дійсно того дня, який вказаний у реквізиті «дата»! Від цього залежить результат справи.

Отже, які ж журнали реєстрації кадрових документів обов'язково мають бути в організації:

Журнал реєстрації трудових договорів (які можна реєструвати як накази - протягом календарного року, з нового року починаючи нумерацію заново. А можна так, як реєструються, наприклад, штатні розписи - за весь період діяльності організації, тобто з першого трудового договору , ув'язненого колись з першим працівником, і до останнього, який коли-небудь буде укладено, мабуть, незадовго до ліквідації фірми);
журнал реєстрації особистих карток (Т-2);
журнал реєстрації особових справ працівників (якщо вони ведуться);
журнали реєстрації наказів (кількість журналів визначається залежно від розмірів кадрового документообігу. Усі кадрові накази можуть реєструватися у одному чи кількох журналах — до того, що з реєстрації різних видів наказів можна використовувати різні журнали);
журнал реєстрації актів (про відмови від ознайомлення з документами, про прогули, про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку тощо);
книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (зберігається, як і трудові книжки, у сейфі).

На факультативній основі (але це дуже корисно з точки зору доведення) ведуться журнали реєстрації заяв працівників, доповідних та пояснювальних записок, пов'язаних із кадровою роботою.

Книги обліку потрібні, щоб фіксувати:

Понаднормові роботи;
використані та невикористані дні щорічної оплачуваної відпустки
надані працівникам відгули тощо.

Картотека попереджень

У багатьох випадках Трудовий кодекс вимагає, щоб працівники були вчасно попереджені про настання певних подій. Тому вкрай корисно вести картотеку попереджень (паперову або в електронному вигляді) про ці події:

закінчення терміну випробування (звільнення працівників, які не витримали випробування, можливе лише у разі, якщо вони були про це попереджені в письмовій формі із зазначенням причин не менше ніж за три дні - стаття 71 ТК РФ);
закінчення терміну трудового договору (також необхідно попередити працівника в письмовій формі не менш як за три дні до звільнення - стаття 79 ТК РФ);
щорічних оплачуваних відпусток (про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два тижні до його початку - стаття 123 ТК РФ);
Крім цього, можна зробити «нагадувачки» і про будь-які інші події (дні народження співробітників тощо) для зручності роботи.

Формування відділу кадрів на підприємстві починається із затвердження Положення про структурний підрозділ, який містить опис кадрової служби:

як розподілено посадові обов'язки між працівниками;
що входить до обов'язків відділу кадрів;
основні функції підрозділу;
порядок взаємодії коїться з іншими структурними підрозділами підприємства.

Цей документ має необов'язковий характер. Однак саме він дозволяє сформувати кадрову службу, яка відповідає вимогам підприємства та має високий рівень посадової відповідальності. За типове положення про відділ кадрів на підприємстві можна взяти зразок, який є у додатку №1 до Наказу Росархіву від 27.06.2018 №71. Також можна скористатися нашим зразком.

Які посадові обов'язки у відділу кадрів

В даний час затверджено і введено в дію. Професійний стандарт містить опис та характеристику функцій, що входять у діяльність з управління персоналом, на основі яких можна сформулювати посадові вимоги до спеціалістів.

Також діє Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців (Постанова від 21.08.1998 р. № 37). У ньому містяться кваліфікаційні характеристики, призначені для правильного підбору, розстановки та використання співробітників, забезпечення єдності при визначенні посадових функцій кадровиків та кваліфікаційних вимог, що висуваються до них.

Ці документи є основою визначення функцій і посадових обов'язків відділу кадрів й у визначення кваліфікаційних вимог, які пред'являються співробітникам службы.

Загалом посадові обов'язки можна поділити на окремі функції:

Ведення документації з обліку та руху персоналу:
- оформлення прийому, переказів, звільнення, надання відпусток, направлення у службові відрядження, притягнення до дисциплінарної відповідальності;
- формування та ведення особових справ співробітників;
- ведення та зберігання трудових книжок;
- ведення табеля обліку робочого часу;
- облік надання відпусток персоналу, контроль за складанням та дотриманням графіків чергових відпусток;
- облік, перевірка правильності оформлення листків непрацездатності;
- надання інформації про справжню та минулу трудову діяльність працівників.
Діяльність із забезпечення персоналом:
- збирання інформації про потреби підприємства у співробітниках;
- пошук, залучення, підбір та відбір персоналу.
Діяльність з оцінки, атестації та розвитку співробітників:
- організація та проведення оцінки, атестації та навчання персоналу;
- організація та проведення заходів щодо розвитку та побудови професійної кар'єри співробітників.
Формування та подання встановленої звітності до відповідних органів.
Здійснення військового обліку та бронювання громадян, які перебувають у запасі.

Що входить до обов'язків кадрового працівника

Визначення того, що робить кадровик, обов'язки, що доручаються йому для виконання, визначають вимоги до претендентів. p align="justify"> Для реалізації професійної діяльності відділу кадрів на підприємстві можливий розподіл посадових обов'язків між співробітниками за функціональним принципом, тобто обов'язки кадрового працівника на підприємстві відповідають конкретної функції.

Або за співробітником закріплюється вся кадрова робота на певній ділянці.

Ефективна діяльність кадрової служби багато в чому залежить саме від правильного розподілу роботи між його фахівцями, що входить до обов'язків начальника відділу кадрів.

Вимоги до кваліфікації, що входить до обов'язків кадровика організації, правничий та відповідальність визначаються посадових інструкціях, розроблюваних кожному за фахівця. Під час розробки посадових інструкцій для кожного фахівця уточнюється перелік робіт та встановлюються вимоги до необхідної спеціальної підготовки.

Як визначити чисельність відділу кадрів

Те, чим займаються у відділі кадрів, обов'язки якого можуть бути різними, впливає на штат та структуру підрозділу. Чинні сучасні нормативи не містять вказівок щодо розрахунку чисельності персоналу відділу кадрів на підприємстві, але можна скористатися Постановою Мінпраці СРСР від 14.11.1991 № 78 «Про затвердження міжгалузевих укрупнених нормативів часу на роботи з комплектування та обліку кадрів». Роботодавець має право самостійно визначати його чисельність, виходячи з кількості особового складу підприємства, а також обсягу функцій, що покладаються на відділ.

Окремо існують норми щодо працівників, які здійснюють військовий облік в організаціях (Постанова Уряду РФ від 27.11.2006 № 719):

1 співробітник за сумісництвом – на 500 одиниць персоналу;
1 звільнений працівник - на кількість співробітників від 500 до 2000;
2 працівники при чисельності від 2000 до 4000 і далі - на кожні наступні 3000 плюс ще один працівник на цей напрямок.

Права та відповідальність

До основних прав кадрового працівника ставляться:

внесення на розгляд керівника пропозицій щодо покращення роботи;
отримання інформації та документів, необхідних для виконання посадових функцій.

Кадровик несе відповідальність за заподіяння матеріальних збитків майну роботодавця, за розголошення персональних даних працівників, недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, а також невиконання або неналежне виконання тих дій, виконання яких входить у функціонал кадрового працівника.